Многие организации тратят миллионы долларов на информационные и коммуникационные технологии, включая как оборудование, так и программное обеспечение. Потенциально кратко - и долгосрочное воздействие этих покупок на практически каждый участок и операции покупателя полностью объясняет, почему решения, связанные с информационными технологиями, настолько важны, что их нельзя оставлять на усмотрение только специалистов по информационным технологиям. При закупках информационных технологий существует ряд особенностей. Технологическая закупка может предусматривать приобретение только товаров (оборудования), только услуг (программное обеспечение), товаров и услуг (оборудование и программное обеспечение), объединенный в единый пакет. Опыт закупок многих крупных технологий свидетельствует, что прейскурантная цена на оборудование может составлять лишь треть, а то и меньше , годовых затрат на вспомогательные технологии, и, очевидно, намного меньше общих затрат, понесенных за весь полезный срок службы оборудования (например, настольный компьютер может служить три года).
Поэтому совокупная стоимость владения технологией должна подвергаться самому тщательному анализу. В состав этих затрат, помимо прейскурантной цены, входят все расходы, связанные с эксплуатационными работами провайдера, гарантией и подготовкой персонала, а также затраты на получение нужной конфигурации, ее поддержание и модернизацию, подготовку конечных пользователей плюс затраты на программное обеспечение и связанные с ним виды деятельности.
Оборудование, например, компьютеры и принтеры, можно купить или взять в лизинг. Оценивать, что предпочтительно – покупка или лизинг, следует с учетом затрат и преимуществ каждого варианта. При закупке к преимуществам относится то, что расходы можно в течение установленного времени амортизировать. Однако при этом организация должна выплачивать налоги на собственность и каждые три-четыре года нести затраты на замену устаревших технологий. При лизинге организация может избежать налоговых обязательств и технологического устаревания, но, в конце концов, вполне вероятно, платит больше, чем при покупке. Организация, занимающаяся поставками, может потенциально добавить ценность за счет своевременного анализа и планирования информационной стратегии, если она знает структуру затрат, может ее правильно применить к моделированию общей стоимости, при ведении переговоров и управлении контрактом в ходе его выполнения. Совокупная стоимость владения также важна, если речь идет о покупке программного обеспечения. Здесь она определяется размером лицензионных платежей, условиями пользования, числом первоначальных пользователей и расходами на добавление новых, затратами на установку, подготовку сотрудников, размером оплаты за эксплуатацию и поддержку оборудования, частотой и количеством модернизаций, отслеживанием регистрационных номеров программного обеспечения, превысившего полезный срок службы (обычно два года).
Приобретение программного обеспечения имеет интересную особенность, связанную с тем, что это - интеллектуальная собственность, в отличие от материального актива или услуги, и во многих ситуациях затраты на него капитализируются, вместо того, чтобы проходить по статье расходов. Капитализация означает, что затраты в течение срока службы программного обеспечения амортизируются, а не немедленно списываются на расходы. Поскольку программное обеспечение используется для бизнес-операций в течение нескольких лет, есть смысл попытаться оценить его как актив и показать его влияние на показатели в отчете о прибылях и убытках. Необходимость составления смет капитальных вложений заставляет осуществлять закупки информационных технологий более строго, требуя от команд, занимающихся этими закупками, составлять прогнозы затрат, выгод и продолжительности использования капитализированного программного обеспечения. Однако точно определить полезный срок службы очень трудно, и поэтому компании сталкиваются с риском списания значительных, еще не амортизированных сумм, если программное обеспечение заменяется или удаляется быстрее, чем планировалось. Нематериальные активы вообще трудны для лиц, принимающих решения на всех уровнях, в том числе и на всех функциональных участках организации, начиная от старших руководителей и бухгалтеров, где применяются информационные технологии, до всех остальных пользователей. В экономике все более важную роль играют сильные партнерские отношения между внутренними заинтересованными лицами и стратегическими поставщиками нематериальных активов.
