От вашего отдела закупок ожидают, прежде всего, регулярного положительного влияния на акционерную стоимость, но каким образом это осуществить? Приведенный в данной статье пошаговый алгоритм, поможет преобразовать Ваш отдел закупок в функционал с лучшими мировыми стандартами. Указанные рекомендации могут быть полезны любому отделу закупок, независимо от количества штата в нем и размера отрасли. Итак:
1. Определите масштаб реформ в закупках. Что будет по-другому в Вашем отделе закупок через год? Организационная структура? Используемая технология? База поставщиков? Что еще? Убедитесь, что Ваши цели по трансформации отдела совпадают с ожиданиями топ -менеджеров Вашей компании.
2. Оцените текущие характеристики Вашего персонала, процессов и технологий. Сколько специалистов по закупкам имеют соответствующее образование, обладают соответствующими сертификатами, дипломами? Какая доля закупок осуществлена по процедурам компании и какая – вне процедур? Задокументируйте Ваши ответы на эти вопросы. Это поможет оценить успешность Ваших будущих преобразований в отделе.
3. Проанализируйте «узкие места» и разработайте план преобразований. Определите приоритеты в вашем плане преобразований в зависимости от их влияния и усилий, требуемых на реализацию того или иного шага.
4. Проанализируйте свой план преобразований в отделе закупок с ключевыми заинтересованными сторонами других функций для того, чтобы заручиться их поддержкой и снизить возможное сопротивление. Получите обратную связь от них о предполагаемых препятствиях при реализации изменений. Обязательно обсудите с заинтересованными сторонами пользу от преобразований, как для организационной структуры, так и для процессов и политик компании для того, чтобы избежать возможных препятствий на дальнейших этапах.
5. Установите ожидаемый уровень предоставления услуги. Избегайте чрезмерных обещаний на данном этапе, так это может привести к потере доверия и поддержки, которые жизненно важны для успеха преобразований.
6. Определить показатели эффективности. Показатели необходимы для оценки эффективности изменений. Выбирайте публикуемые показатели эффективности, где это возможно. В качестве ресурсов по показателям эффективности используйте проверенные источники, например CIPS, KPI Library, Hackett. Использование метрик позволить Вам обоснованно доказать успешность внедряемых изменений и, кроме всего прочего, увидеть области для улучшений.
7. Определите оптимальную структуру отдела закупок для поддержки преобразований. Необходимо понимать, что полностью централизованная служба закупок – не всегда идеальный выбор для каждой компании. Примите во внимание расположение и потребности всех структурных подразделений компании, а также сложность товаров и услуг, подлежащих сорсингу, для принятия окончательного решения о структуре отдела поставок.
8. Разрабатывайте стандартизированные, оптимальные и обоснованные процессы закупки. Детализация и понятная документация критически важна для успешности процесса преобразования. Без нее Ваша титаническая работа так и останется незавершенной, а старые привычки в управлении закупками опять вернутся. Вовлекайте ключевых «авторитетов» в процесс улучшений для предотвращения сильного сопротивления изменениям.
9. Создайте политики для поддержки осуществленных изменений. Политики должны четко устанавливать, кто в организации уполномочен утверждать соответствующее выделение средств под конкретную закупку, и какие процессы регламентируют это. Ограничьте количество авторизированных пользователей и установите лимиты на закупки для сокращения несогласованных закупок.
10. Постоянно пересматривайте и совершенствуйте процессы. Пересмотрите Ваши первоначальные цели и достигнутый прогресс вместе с ключевыми пользователями в течение 90 дней после внедренных изменений и, по крайней мере, два раза в год в дальнейшем – для обеспечения постоянного соответствия. Уточняйте Ваши трансформационные планы и сохраняйте фокус на непрерывных улучшениях.
