Стремительное развитие информационных технологий и глобализация привели к изменениям обычных закупочных практик. В данной статье мы рассмотрим основные приемы, которые являются актуальными в управлении закупками в настоящее время.
- Специалисты других участков в управлении закупками. По мере того, как организации продолжают снижать численность персонала и уменьшать число иерархических структур, многие хорошие менеджеры перемещаются со своих прежних должностей, которые были сокращены, на новые и теперь должны заниматься другими управленческими функциями. Некоторые из них начинают работу в службе поставок на должностях, где важную роль играют управленческие навыки, умения и опыт.
- Технические знания при закупках. В высокотехнологических компаниях от сотрудников службы закупок может потребоваться хорошее техническое образование; например, производитель лекарств может требовать от своих основных специалистов по закупкам образования в таких областях, как биология, медицина, фармацевтика или химия.
- Внимание к управлению всеобщим качеством и удовлетворению потребителей. Специалистам по закупкам требуется стратегически подходить к своей ответственности по вопросам управления качеством и удовлетворения запросов потребителей организации. Чтобы обеспечить качество товаров и услуг, они должны быть предельно ответственны.
- Внимание к процессам приобретения продукции, а не только к самим транзакциям. Служба поставок должна совершать правильные шаги и осуществлять их правильно! Передовые службы поставок постоянно занимаются совершенствованием.
- Закупка систем, услуг и продуктов. Чтобы повысить ценность, все больше поставщиков предлагают дополнительные услуги, например, хранение, учет, утилизацию, то есть не ограничиваются только производством.
- Управление стратегическими затратами. Управление затратами начинается с привлечения специалиста службы поставок к проектированию на раннем этапе и продолжается в ходе постоянного анализа факторов затрат и снижения общих затрат в цепи поставок. Такие действия требуют межфункциональной поддержки, привлечения поставщиков и подготовленных специалистов по управлению затратами, которые способны руководить реализацией инициатив.
- Инженерное проектирование, служба закупок и поставщики могут выиграть, если объединят свои усилия. Работники этих участков понимают свою взаимосвязь, развивают коммуникации и повышают координацию, благодаря чему могут вместе добиться общего максимального вклада.
- Пересмотр базы поставщиков. Сейчас наблюдается тенденция к переходу на единственный источник, более активному использованию союзов и партнерств между покупателями и поставщиками и более полному обмену информацией.
- Долгосрочные контракты. Многие соглашения по поставкам важнейшей продукции осуществляются через партнерства и союзы, срок действия которых может составить 5, 10, 15 лет, а в некоторых случаях и больше.
- Использование новых технологий и Интернета. Более широко используются прикладные инструменты, в частности, при выполнении заказов с Интернет-поддержкой, планирования и составления графиков, разработке новых продуктов.
- Управление глобальными поставками. В поисках новых поставщиков менеджерам по поставкам необходимо подходить к анализу глобально. Дополнительные сокращения и устранения торговых барьеров способствуют глобализации поставок.
- Операции с товарами для обслуживания и ремонта передаются подрядчику третьей стороны. Закупка товаров для обслуживания и ремонта предусматривает выполнение большого числа транзакций хотя в среднем каждая из них в денежном выражении невелика. Для службы поставок при закупках этих товаров добиваться повышения ценности очень трудно. Подряд освобождает время основных сотрудников службы закупок, и поэтому они могут заниматься вопросами покупок с более высоким потенциалом ценности.
- Упреждающий сорсинг полностью готовых товаров и услуг. Сорсинг производственных единиц в прошлом осуществлялся в основном для обеспечения краткосрочного выживания бизнеса. Теперь благодаря хорошему денежному потенциалу многие компании стали более активно заниматься поисками товаров и услуг, например, правовых, профессиональной подготовкой персонала, внутренним аудитом, и приобретать их. Благодаря этому они получают конкурентное преимущество, особенно, если им удается успешно реализовать аутсорсинг.
- Более тесные взаимоотношения с поставщиками. Сорсинг конечных продуктов приводит к тому, что технология из закупающей компании переходит в поставляющую. Благодаря этому обе компании начинают сотрудничать более тесно, в том числе и на концептуальном уровне.
- Командные подходы. Сложность многих видов снабжения требует, чтобы анализ и принятие решений осуществлялись межфункциональными группами, в состав которых входят основные специалисты и менеджеры из всех заинтересованных отделов и подразделений, например, закупочного, проектного, инженерного и производственного.
- Наделение персонала полномочиями. По мере того, как профессиональная подготовка и уровень мастерства работников службы поставок возрастает, компании делегируют им больше полномочий, чтобы они могли самостоятельно принимать решения и заниматься совершенствованием процесса поставок. Если творчеству не препятствовать, результаты могут намного превысить любые ожидания.
- Государственное снабжение. При государственном снабжении, помимо обеспечения соответствия сделок установленной политике и процедурам, большое внимание уделяется приобретаемой ценности.
- Консорциумы. Потребности двух и больше отдельных организаций, как в частном, так и в государственном секторе, объединяются, благодаря чему эти организации могут получить более выгодную для себя цену, более качественные проектные разработки и другие преимущества, обеспеченные более крупными закупками.
- Разделение стратегических и тактических поставок. Так как процессы, приемы и стратегии меняются, роль службы поставок становится более дифференцированной – стратегической и оперативной (тактической).
- Вовлеченность службы поставок в нетрадиционные закупки. Сейчас компании стали понимать, насколько полезно привлекать опытных специалистов службы поставок к таким направлениям деятельности, как страхование, маркетинговые расходы, деловые поездки, сделки с недвижимостью, наем временной рабочей силы и планирование заработной платы.
- Экологические аспекты поставок. Компании начинают более активно требовать от своих поставщиков соответствия экологическим нормам и использовать системы и стратегии устойчивого развития, а также соответствующие стандартам ISO 14 000. Эта практика становится все более распространенной.
- Аутсорсинг процесса снабжения. Служба поставок может покупать, полностью или частично, нужные ей услуги у поставщика третьей стороны, точно так же, как и многие фирмы в настоящее время передают по аутсорсингу профессиональную подготовку персонала, которой в прошлом занимался ее собственный отдел. Некоторые компании сейчас полностью передают в аутсорсинг закупки товаров для обслуживания и ремонта. Это позволяет им воспользоваться услугами специалистов в этой области, выиграть на более крупном объеме сделок и/или снизить административные расходы.
- Размывание или устранение функциональных границ. Специалисты по направлениям, которые в прошлом относились к отдельным функциям, например, проектированию продукции, гарантии качества, планирования производства, производства и поставок, вместе работают на каждом этапе бизнес-процесса. Теперь все больше процессов осуществляются не последовательно, а параллельно.
- Проектирование снабжения. Варианты и альтернативные способы приобретения материалов и услуг существенно влияют на проектную деятельность; некоторые компании стали особенно подчеркивать «проектирование для удобства производства».
- Управление цепью поставок. Конструкция цепи поставок – потенциальный источник конкурентного преимущества. Компаниям приходится рассматривать стратегические последствия решений, связанных с выбором самостоятельного производства или покупки, а также учитывать основные характеристики своих поставщиков разных уровней. Поставщики, в свою очередь, создают сети друг с другом, чтобы получить преимущества за счет коллективных возможностей и общего опыта, благодаря чему они могут производить более качественные товары и услуги, а также сокращать время цикла и затраты.
- Контракты с несколькими поставщиками на проектирование и производство. Чтобы переходить на процессы с низкими затратами, использовать передовые технологии, повышать надежность конструкций и гарантировать требуемый выход продукции, компании создают стратегические команды с множеством поставщиков. Такие мультиорганизационные команды работают с бизнес-единицами при разработке проектов и добиваются более высокой надежности и постоянного совершенствования применяемых процессов.
- Экспертные системы/искусственный интеллект. Экспертные системы – это прикладные компьютерные программы, содержащие правила в виде программы, которая может принимать решения или предлагать варианты, выбирать из которых должен пользователь.
- Внимание к данным в балансовом отчете. Помимо традиционного высокого внимания к отчету о прибылях и убытках сейчас больший вес приобретает балансовый отчет. Из-за этого все чаще рассматриваются и сравниваются друг с другом инсорсинг, аутсорсинг и владение средствами производства и запасами.
- Измерения. Измерение фактического вклада службы поставок в организационные цели и стратегии требует разработки новых, более подходящих показателей.
