Служба закупок готовит отчеты регулярно: ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода или раз в год. Эти отчетные документы можно классифицировать по следующим видам:
1. Рыночные и экономические условия и показатели цен.
а) Ценовые тенденции и изменения по основным закупаемым материалам и товарам. Их сравнение с 1) нормативными издержками в тех случаях, когда применяются подобные бухгалтерские методы; 2) опубликованными рыночными ценами; 3) целевыми издержками, заданными в ходе анализа затрат.
б) Изменение соотношения спроса и предложения по основным закупаемым видам продукции; влияние крупных событий, например, угроз забастовок.
в) Ожидаемое время выполнения заказов по основным видам продукции.
2) Изменения инвестиций в запасы.
а) Денежные инвестиции в запасы, классифицируемые по основным товарам и группам материалов.
б) Наличие запасов основных товаров и групп материалов в днях или месяцах по основным товарам и группам материалов, а также тех, по которым размещены заказы.
в) Соотношение денежных инвестиций в запасы и выручки от продаж.
г) Показатели оборачиваемости запасов по основным видам продукции.
3) Операции закупок/поставок и эффективность.
а) Сокращение затрат в результате исследований в области затрат и функционально-стоимостного анализа.
б) Коэффициент отказа от закупаемых видов продукции из-за ухудшения качества в разбивке по основным видам продукции.
в) Процент своевременных поставок.
г) Число ситуаций с дефицитом продуктов, которые вызвали нарушения в запланированном графике производства.
д) Число измененных отправленных заказов в разбивке по причинам изменения.
е) Число полученных и обработанных запросов.
ж) Число отправленных заказов на закупку.
з) Рабочая нагрузка и производительность труда персонала.
и) Транспортные затраты.
4) Операции, влияющие на административную и финансовую деятельность.
а) Сравнение фактических текущих затрат службы поставок со сметными показателями.
б) Полученные и неполученные скидки за оплату наличными.
в) Обязательства по закупкам, классифицированные по типам официальных контрактов и по заказам на закупки в разбивке по дате доставки.
г) Изменения скидок за наличные, на которые согласны поставщики.
3) Сравнение фактических цен с рыночными. Это может надежно свидетельствовать о том, выше или ниже цены, по которым компания платит при закупках, тех, которые установлены на рынке в целом.
Показатели взаимоотношений с поставщиками требуют их анализа обеими сторонами. Измерение функционирования поставщика включает традиционные аспекты (качество, условия поставки и затраты), но измеряются также качественные показатели коммуникации и сотрудничество. Также измеряется качество обслуживания поставщика закупающей организацией.
Вполне обоснованно в качестве показателя эффективности выбрать степень удовлетворенности конечного потребителя, так как действия службы поставок на нее серьезно влияют. Однако в реальной жизни истинное воздействие службы поставок определить в числовом виде может быть сложно.
Другие полезные вклады поставок и поставщиков в деятельность компании измерить численно тоже трудно. Тем не менее, делаются попытки учесть вклад поставщика в повышение скорости выхода продукции заказчика на рынок, степень использования его активов/ресурсов, повышение случаев предотвращения затрат, улучшение процессов, более высокий уровень обслуживания потребителей, получение доходов и инжиниринг ценности новых товаров/услуг.
Если служба закупок должна вносить стратегический вклад в конкурентоспособность организации, ей следует основное внимание уделять качеству закупаемой продукции, затратам, обслуживанию потребителей и времени выполнения заказов. Для этого служба поставок должна сфокусироваться на создании конкурентной базы поставок и учитывать вклад поставщиков в достижение конкурентного преимущества.
