Отчетность в закупках

Служба закупок готовит отчеты регулярно: ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода или раз в год. Эти отчетные документы можно классифицировать по следующим видам:

1. Рыночные и экономические условия и показатели цен.

а) Ценовые тенденции и изменения по основным закупаемым материалам и товарам. Их сравнение с 1) нормативными издержками в тех случаях, когда применяются подобные бухгалтерские методы; 2) опубликованными рыночными ценами; 3) целевыми издержками, заданными в ходе анализа затрат.

б) Изменение соотношения спроса и предложения по основным закупаемым видам продукции; влияние крупных событий, например, угроз забастовок.

в) Ожидаемое время выполнения заказов по основным видам продукции.

2) Изменения инвестиций в запасы.

а) Денежные инвестиции в запасы, классифицируемые по основным товарам и группам материалов.

б) Наличие запасов основных товаров и групп материалов в днях или месяцах по основным товарам и группам материалов, а также тех, по которым размещены заказы.

в) Соотношение денежных инвестиций в запасы и выручки от продаж.

г) Показатели оборачиваемости запасов по основным видам продукции.  

3) Операции закупок/поставок и эффективность.

а) Сокращение затрат в результате исследований в области затрат и функционально-стоимостного анализа.

б) Коэффициент отказа от закупаемых видов продукции из-за ухудшения качества в разбивке по основным видам продукции.

в) Процент своевременных поставок.

г) Число ситуаций с дефицитом продуктов, которые вызвали нарушения в запланированном графике производства.

д) Число измененных отправленных заказов в разбивке по причинам изменения.

е) Число полученных и обработанных запросов.

ж) Число отправленных заказов на закупку.

з) Рабочая нагрузка и производительность труда персонала.

и) Транспортные затраты.

4) Операции, влияющие на административную и финансовую деятельность.

а) Сравнение фактических текущих затрат службы поставок со сметными показателями.

б) Полученные и неполученные скидки за оплату наличными.

в) Обязательства по закупкам, классифицированные по типам официальных контрактов и по заказам на закупки в разбивке по дате доставки.

г) Изменения скидок за наличные, на которые согласны поставщики.

3) Сравнение фактических цен с рыночными. Это может надежно свидетельствовать о том, выше или ниже цены, по которым компания платит при закупках, тех, которые установлены на рынке в целом.

Показатели взаимоотношений с поставщиками требуют их анализа обеими сторонами. Измерение функционирования поставщика включает традиционные аспекты (качество, условия поставки и затраты), но измеряются также качественные показатели коммуникации и сотрудничество. Также измеряется качество обслуживания поставщика закупающей организацией.

Вполне обоснованно в качестве показателя эффективности выбрать степень удовлетворенности конечного потребителя, так как действия службы поставок на нее серьезно влияют. Однако в реальной жизни истинное воздействие службы поставок определить в числовом виде может быть сложно.

Другие полезные вклады поставок и поставщиков в деятельность компании измерить численно тоже трудно. Тем не менее, делаются попытки учесть вклад поставщика в повышение скорости выхода продукции заказчика на рынок, степень использования его активов/ресурсов, повышение случаев предотвращения затрат, улучшение процессов, более высокий уровень обслуживания потребителей, получение доходов и инжиниринг ценности новых товаров/услуг.

Если служба закупок должна вносить стратегический вклад в конкурентоспособность организации, ей следует основное внимание уделять качеству закупаемой продукции, затратам, обслуживанию потребителей и времени выполнения заказов. Для этого служба поставок должна сфокусироваться на создании конкурентной базы поставок и учитывать вклад поставщиков в достижение конкурентного преимущества. 

Также на эту тему Вы можете почитать:

Запись опубликована в рубрике Общая информация о закупках, Основные KPI в закупках. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *