Процесс составления сметы на поставки должен начинаться с анализа задач и целей службы поставки, после чего следует прогноз действий и ресурсов, необходимых для выполнения этих целей и задач, а затем составление сметы. Чаще всего по поставкам составляются четыре отдельных сметы. Смета на закупку материалов. Процесс составления сметы на материалы или операции начинается с оценки ожидаемых операций на основе прогнозов и планов продаж. Вложения в материалы могут быть большими и в случае дефицита могут приводить к дорогостоящим последствиям. Основное преимущество процесса планирования и составления смет на материалы заключается в том, что он показывает, сколько потребуется денежных средств, и выделяет проблемы еще до того, как они произошли. Чтобы узнать об альтернативных вариантах, менеджеры могут провести анализ. Как правило, смета на закупку материалов имеет горизонт планирования не более года, за исключением продуктов с большими денежными затратами, сложных или имеющих длительный производственный цикл.
Смета на товары для эксплуатации и ремонта (MRO). Смета на товары для MRO включает план закупок, обычно на 12 месяцев, по поставкам материалов, необходимых для эксплуатации, ремонта и оперативных целей. Многие виды продукции, входящие в эту категорию, не позволяют составлять смету по каждому виду продукции; поэтому затраты на эти товары корректируют с учетом ожидаемых изменений запасов продукции этой категории и общего ценового уровня.
Смета на средства производства. План капитальных затрат часто разрабатывается на много лет, его основу составляет стратегический план по товарным линиям, рыночной доле и новым предприятиям. Решения могут приниматься на основе прогнозируемых закупок, исходя из производственных потребностей, устаревания имеющегося оборудования, потребности в замене оборудования и планов наращивания бизнеса. При составлении этой сметы учитываются сроки выполнения заказов поставщиками, ставка процента, ожидаемое повышение цен и потребность в промежуточных платежах поставщику оборудования.
Смета административных и оперативных расходов. Годовая смета административных расходов, составляемая с учетом ожидаемой оперативной рабочей нагрузки, учитывает все виды затрат, которые требуются для функционирования службы поставок. Сюда входят расходы на заработную плату, затраты на помещения, в том числе на их обогрев и электроэнергию, затраты на оборудование, плата за использование информационных технологий, расходы на деловые поездки и на установление и поддержание деловых контактов, офисные поставки, расходы на обучение персонала службы поставок, оплата почтовых телефонных и факсовых сообщений, подписка на профессиональные издания. Чтобы учесть любые крупные изменения на следующий год, бюджет за предыдущий финансовый год сравнивается с фактическими расходами за этот год. Чаще всего такое сравнение осуществляется ежемесячно, чтобы контролировать оперативные расходы и своевременно выявлять проблемные участки. После анализа данных за прошлый год смета за следующий финансовый год составляется с учетом повышения заработной платы, изменения численности персонала и учета всех других расходов на основе плана поставок. После этого окончательная смета корректируется на основе общей сметы компании.
