Фактически процесс планирования закупок начинается с информации, полученной из годовых прогнозов продаж, прогнозов производства и общеэкономических прогнозов. Прогноз продаж становится основой для общего измерения потребности в материалах, товарах и услугах, которые необходимы получить через закупки; производственные прогнозы предоставляют информацию об участках, где потребуются материалы, товары и услуги, а общеэкономический - информацию, полезную для оценки общих тенденций цен, заработной платы и других затрат. В большинстве организаций менее, чем на 20% закупаемых видов продуктов приходится более 80% денежных затрат. После того, как такие дорогие закупки выделены, общий прогноз можно разделить на отдельные составляющие. Следующий шаг - получить прогнозы по ценам и наличию поставляемой продукции по каждой основной категории или товарам.
Полученные оценочные значения потребности в материалах и услугах после этого разбиваются по ежемесячным или ежеквартальным периодам. Эти количества сопоставляются с контрольными данными по запасам с учетом времени выполнения заказов и резервных запасов, принимая во внимание тенденции цен и прогнозы по наличию продукции, чтобы на основе этих данных разработать план закупок. Следует учесть и рыночные условия. Если по прогнозам ожидаются значительные колебания цен, политика закупок, вероятно должна строиться на снижении запасов до минимального, то есть экономически обоснованного уровня. И наоборот, если по прогнозам ожидаются дефициты поставок, а цены имеют тенденции к росту, стратегия закупок должна гарантировать наличие продукции в запасах, контрактных соглашениях или форвардных закупках. При прогнозировании тенденций, которые влияют на наличие и цены комплектующих и деталей, необходимо учитывать также условия в течение прогнозного периода в отраслях, где осуществляют деятельность поставщики этих изделий.
После того, как ежемесячные и ежеквартальные объемы и оценочные условия по каждому виду продукции внесены в таблицы и сделаны уточнения по результатам разработки плана закупок, закупщики проводят анализ тех видов продукции, за которые они отвечают. Иногда для достижения поставленных целей или целевых затрат, которые становятся основой для действий закупщиков на следующий период, могут потребоваться дополнительные уточнения цен.
Любые неопределенности, например, сроков выполнения заказов или прогнозов на потребности в продуктах, затрудняют планирование.
