Электронные каталоги
Ранее, в статье об источниках информации о поставщиках, мы бегло упомянули электронные (или онлайновые каталоги). В рамках данной статьи мы остановимся на них более подробно. Электронный каталог - это цифровая версия обычного каталога поставщика, которая позволяет покупателю детально рассматривать закупочную и дополнительную информацию о товарах или услугах, предлагаемых поставщиком, на своих компьютерах.
Продуктовые каталоги включают информацию двух типов: 1) данные по спецификации продуктов; 2) трансакционные данные. Данные о спецификации продуктов - это вся информация, описывающая продукт; трансакционные данные - это цена, информация об отгрузках и счетах, а также дисконтные скидки за количество приобретаемого товара. Если данные по продуктовой спецификации одни и те же для всех покупателей, то трансакционные данные должны быть индивидуализированными, чтобы учесть цену и другие условия, которые заказчик обговорил в ходе переговоров с поставщиком. Например, Business Depot, Dell, Cisco составляют индивидуализированные версии своих каталогов для каждого покупателя, заключающего с ними контракт.
Чтобы программа электронного снабжения работала успешно, необходимо иметь гарантированный доступ к электронным каталогам. Вопрос доступности каталогов может быть определяющим фактором при выборе поставщика. Перед покупателем встает проблема, если существующий поставщик не предлагает цифрового каталога. В этом случае покупателю придется решать, хочет ли он продолжать вести с ним бизнес. Если его ответ на этот вопрос будет положительным, то покупателю придется учитывать время, которое потребуется поставщику, чтобы отправить каталог в онлайновом режиме. Если у покупателя в настоящее время не сформировались отношения с каким-то поставщиком, решение о выборе поставщика может приниматься с учетом того, способен ли этот поставщик заключать электронные сделки. Однако у лучшего поставщика таких возможностей пока может не быть, и тогда покупатель может совершить ошибку, выбирая только по этому критерию.
У поставщиков есть несколько возможностей перевести свои каталоги в цифровую форму. Можно получить каталог поставщика в ручном или электронном виде и трансформировать его в подходящий формат. Или поставщик может приобрести готовый пакет программного обеспечения и обработать свой каталог или купить для этих целей услуги провайдера программного обеспечения. Если у покупателя в настоящее время нет взаимоотношений с поставщиком и он не хочет их развивать, в качестве приемлемого решения можно предложить агрегирование данных. Организации, занимающиеся подобным агрегированием, создают библиотеку продуктовых спецификаций самых разных поставщиков, а затем продают организациям право на ознакомление с продуктовыми спецификациями при разработке данных по сделкам. Есть еще один подход: использовать сеть каталогов, в которой хост-компания собирает все каталоги и индивидуализирует трансакционные данные для каждого покупателя. Покупатель сам может вывести каталог на свой сервис, либо получить доступ к нему через хост-компанию. В некоторых случаях продавец разрешает покупателю проводить дополнительные операции с каталогом или предоставляет доступ к каталогу, имеющемуся у поставщика.
В качестве альтернативного варианта использования каталогов поставщика служба поставок может создавать каталоги, контролируемые своими закупщиками, в которых может объединяться самая разная информация, в частности цены и спецификации, предлагаемые одним и или многими продавцами. В настоящее время даже простые пакеты программного обеспечения с подобными базами данных позволяют создавать такие каталоги, а у большинства ERP-систем имеются характеристики, пользуясь которыми можно разрабатывать индивидуализированные каталоги. Ответственность за уточнение каталогов поддержание их в рабочем состоянии возлагается на службу поставок. Создаваемые в организации каталоги позволяют пользователю индивидуализировать их содержание (контент) в параметрах вариантов поставок и цен (или, наоборот ограничивать некоторые варианты закупок); этот каталог может быть интегрирован в общую систему компании, чтобы сократить время процесса и отслеживать типы расходов, благодаря чему пользователю не нужно сравнивать варианты закупок, и он может осуществлять стандартизированные и масштабные покупки у выбранных поставщиков.
