Бизнес-процессы закупки: осознание потребности (часть 1)

Процесс управления закупками начинается с определения потребности внутренних клиентов и заканчивается мониторингом деятельности поставщиков и взаимоотношений с ними. В этом процессе существует ряд отдельных шагов, в том числе: описание потребности, идентификация потенциальных источников, выбор источника поставок и определение существенных условий, последующие действия по обеспечению условий поставок, получение товара, оплата поставщику и мониторинг.

В рамках данной статьи мы рассмотрим две стадии в управлении закупками – осознание и описание потребности.

Одной из задач службы закупок является помощь внутренним клиентам в предвидении их потребностей. Специалист по закупкам должен добиваться не только максимально стандартизированных заказов, но и снижения потока т.н. «срочных заявок». Кроме того, учитывая то, что службой закупок отслеживается рыночная конъюнктура по различным товарным категориям, иногда бывает целесообразно разместить форвардные заказы с целью предотвращения нехватки материалов либо ухудшения коммерческих условий (к примеру, роста цен в национальной валюте вследствие повышения обменных курсов). Таким образом, специалисты службы закупок должны информировать своих внутренних клиентов о любых крупных изменениях в отношении закупаемых групп материалов.  Очень часто служба закупок вовлекается в разработку новых продуктов, так как она владеет информацией, позволяющей снизить отдельные виды затрат или вообще их избежать, быстрее выйти на рынок или добиться высокой конкурентоспособности. Учитывая то, что наибольшие возможности (около 70 %), позволяющие влиять на ценность конечного продукта, возникают на этапах осознания потребности и ее описания (создание концепции продукта и его разработка), специалист по закупкам и поставщик могут внести больший вклад, чем в ходе рутинного процесса приобретения необходимых материалов (см. рис. 1).

Рис. 1. Влияние на ценность в ходе шестиэтапного процесса закупок

                Подразделение, отправляющее запрос на какой-либо продукт или разрабатывающее для него спецификацию, должно обоснованно сформулировать свои требования, чтобы получить именно ту продукцию, которая ему необходима.

                Существует несколько методов описания потребности:

1. На основе бренда

2. «Или эквивалент»

3. На основании спецификации

3.1. Физические или химические характеристики

3.2. Материалы и методы производства

3.3. Показатели функционирования или функция

4. На основании технических чертежей

5. При помощи других методов:

5.1. Рыночные категории (товарные сорта)

5.2. Образцы

6. В комбинации методов

                Описание на основании бренда. Описание потребности на основании бренда свидетельствует о доверии к поставщику. Предполагается, что поставщик старается сохранить доброе имя своей торговой марки. Когда требуемый товар закупается на основании бренда и является приемлемым при использовании по назначению, специалист по закупкам получает основание ожидать, что любая другая продукция с тем же самым брендом будет в полной мере соответствовать первоначальному качеству.

                Условия, при которых желательно описание потребности на основании бренда:

-   засекреченный производственный процесс, изделие защищено патентами, спецификации указать нельзя;

-   спецификации невозможно изложить достаточно точно, так как производственный процесс поставщика включает опыт, навык или умения работников, которые трудно формализировать

-    закупаемое количество очень невелико;

-    внутренние клиенты имеют предпочтение к конкретным фирменным моделям (т.н. «пробрендовость» внутренних клиентов).

                Минусом данного подхода можно считать высокие цены на фирменные товары. Другим аргументом «против» описания на основании бренда является то, что излишне высокая зависимость от брендов сужает круг потенциальных поставщиков и ограничивают внутреннему клиенту очевидные преимущества в виде низкой цены или более качественных товаров, предлагаемых другими поставщиками.

                В следующей статье мы рассмотрим остальные методы описания потребности, а именно – описание на основании спецификаций; «или эквивалент»; описание на основании технических чертежей; при помощи других методов: описание на основании товарных сортов, описание на основании образцов; индивидуальных стандартов или стандартных спецификаций.