Здравствуйте уважаемые любители коммерческих закупок.
Мы возобновляем публикации в данном блоге. В этом году мы будем больше внимания уделять такой теме, как "цифровизация закупок" и тому, как современные "прорывные" технологии делают коммерческие закупки более эффективными.
В данной статье мы рассмотрим последнюю публикацию известного "диджиталиста" - Bertrand Maltaverne, посвященную RPA и влиянию этой технологии на закупки.
Новой "хайповой" технологией, наделавшей много шума в последнее время, является роботизированная автоматизация бизнес-процессов или RPA. Ниже мы рассмотрим, как эта технология помогает закупкам.
Закупки, по своей природе, строятся на взаимоотношениях. Будь-то управление поставщиками или заинтересованными сторонами, успех любой закупающей организации напрямую зависит от качества выстроенных отношений между людьми.
Несмотря на это, многие специалисты по закупкам не имеют времени, чтобы сосредоточиться на человеческой стороне своей работы. Сбор данных, отчетность, транзакционные операции, срочность и т.д. - всё это задачи, которые поглощают драгоценное время закупщиков и не позволяют им сосредоточиться на отношениях, которые могут принести большую ценность и улучшить результаты. Эта проблема не нова и является основной движущей силой постоянного и растущего интереса к технологиям, которые автоматизируют бизнес-процессы в закупках и повышают эффективность.
Основная цель RPA состоит в том, чтобы дополнять, а не заменять людей, объединяя лучшие качества и способности человека и машины для достижения лучших результатов.
Согласно Руководству IEEE по интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов (IEEE Guide for Terms and Concepts in Intelligent Process Automation),
"RPA - это предварительно сконфигурированный экземпляр программного обеспечения, который использует бизнес-правила и предопределенную комбинацию действий для автономного выполнения перечня процессов, транзакций и задач в одной или нескольких несвязанных программных системах для предоставления результата или услуги с исключением человеческого управления"
Это техническое определение того, что такое RPA и как оно работает, можно обобщить простой аналогией. Представьте, что Вам нужно многократно копировать данные из одного файла Excel в другой, чтобы создавать ежемесячный отчет. Одним из способов облегчения выполнения этих обыденных, утомительных задач с низкой добавочной ценностью будет создание макроса, который будет выполнять все операции копирования / вставки за вас. В дополнение к экономии часов Вашего драгоценного времени в течение года, это также уменьшит риск ошибок. По сути, это упрощенное определение понятия RPA. Это - способ автоматизировать повторяющиеся действия и действия по сценарию, которые обычно выполняются пользователями вручную (а не просто копировать / вставлять!). Это - форма автоматизации бизнес-процессов.
Рассмотрим очевидные выгоды от использования RPA:
- ресурсы сотрудников (время и усилия), которые обычно тратятся на рутинные операции, перераспределяются на решение стратегических задач;
- повышение эффективности входящего потока информации, за счет сокращения ошибок, связанных с ручным вводом данных;
- с точки зрения IT, RPA не требует глубокого изменения существующей IT-архитектуры компании, т.к. используется как внешняя надстройка. Это сокращает размер инвестиций на интеграцию или изменение существующего функционала ERP-системы компании
Кроме выгод, разумеется, RPA имеет и некоторые ограничения. Их стоит учитывать, при принятии решения о роботизации бизнес-процессов:
- RPA может делать только одну итерацию и не терпит мультизадачности. Если в исходной и целевой системе произошли изменения, алгоритм перестает работать правильно.
- Требуется обширное программирование, чтобы гарантировать, что решение RPA будет учитывать все возможные варианты.
Приложения RPA для закупок
RPA особенно хорошо подходит для оперативных и транзакционных закупок, потому что эти области характеризуются бесчисленным количеством ручных операций.
Рассмотрим некоторые примеры.
- Автоматизация
- Обработка счетов: можно существенно сократить усилия и время цикла на извлечение необходимой информации из счета и создание отчетов для оплаты, используя комбинацию RPA и AI (оптическое распознавание символов + обработка естественным языком)
- Подготовка RFx (запросы на расценки): задачи, связанные со сбором данных (количества из ERP, спецификации из PLM или других систем обмена файлами и т. Д.) И даже составление RFX, могут быть упрощены с помощью RPA.
2. Качество данных
- Пре-квалификация поставщика. RPA может автоматически получать больше данных о поставщике, включая информацию о его финансовой стабильности, сертификации, клиентах и т.д., сканируя для этого Интернет или другие источники данных.
- Нормализация данных: RPA может быть отличным инструментом для управления основными данными (MDM), включая нормализацию, очистку, исключение дубликатов.
3. Инструмент поддержки для принятия решений
- выбор и оценка поставщиков. Этот этап требует обширного сбора данных. RPA может быть использован для сбора данных из различных источников и интеграции информации в одну систему или для подготовки переговоров
- RPA может сканировать системы обмена файлами, сетевые диски и даже электронные письма, чтобы собирать контракты в одном централизованном месте. Затем алгоритм может извлечь ключевые термины и сохранить их в виде метаданных в принятом в компании IT-решении по управлению контрактами.
Таким образом, применение RPA в отдельных стадиях закупочного процесса позволяет существенно сократить время закупщиков на ручное администрирование и рутинные операции. К тому же, данный инструмент выполняет поддерживающую роль в принятии решений. Использование данной технологии в значительной степени определяется степенью зрелости бизнес-процессов и уровня IT-инфраструктуры компании.
