Информационные технологии в закупках

Современное развитие технологий является мощным фактором изменений, поскольку оно способствует появлению новых методов работы, источников конкурентного преимущества, высокого качества обслуживания. Самым ярким символом передовых технологий является Интернет. Мощный прорыв в технической инфраструктуре и услугах, которые предоставляются "всемирной паутиной", считается ключевым фактором глобализации и оказывает сильное влияние на изменения в современных организациях. Для компаний основное преимущество Интернета заключается в возможности получения информации моментально, в удобной для использования форме и в любой точке Земли. Даже самый бдительный работник таможенных органов не способен противостоять могущественному щелчку компьютерной мышки.

Восприимчивость к изменениям является важным качеством современной закупочной структуры. Своевременное и эффективное использование выигрышных технологий позволяет компании получить существенное конкурентное преимущество. Существует два вида технологий: электронный выбор поставщика (сорсинг) и электронные закупки. Электронные закупки направлены на снижение стоимости обработки заказа. В последнее время значительное внимание уделяют электронному сорсингу более высокого уровня: использованию компьютерного анализа в стратегических процессах  благодаря интенсивной оптимизации, применению искусственного интеллекта и другим инновациям.

Рассмотрим те области сорсинга, в которых могут применяться инновации.

Анализ расходов.Ключевым вопросом на данной стадии является то, каким образом осуществляются расходы в Вашей компании. Быстрое движение к консолидации повышает стимул к анализу расходов. Зачастую трудностью к этому является высокая вариативность спецификаций. Так, к примеру, у моих коллег было около 20 спецификаций пивных колонн, что затрудняло использование "эффекта масштаба".  

Формирование рынка. В этой области сорсинга выделяют следующие категории: обратные аукционы, формирование электронного рынка, аналитика для принятия решений и сорсинговые услуги.

Обратный аукцион представляет собой интерактивный тендер, проходящий в режиме реального времени на основании снижающихся цен, в котором, с одной стороны выступает закупающая организация, с другой - группа выбранных поставщиков.  Процесс торгов является очень динамичным, поставщики конкурируют за контракт, предлагая свои варианты клиенту и используя для этого возможности предоставленной специализированной торговой площадки. Контрагентам предоставляется информация о статусе их предложения в режиме реального времени (см. Рис. 1).

обратный аукцион

 Рис. 1. Результаты торгов обратных аукционов.

За несколько минут до окончания аукциона, как правило, появляются рекордно низкие предложения, так как поставщики, в особенности - действующие, спешат сохранить свой бизнес. Более подробно на обратных аукционах мы остановимся в наших следующих статьях. Отмечу лишь, что некоторые поставщики и лучшие в своем классе снабженческие организации не всегда позитивно относятся к таким инструментам, так как в них игнорируется важность отношений с поставщиками, а ценовому фактору уделяется ключевое внимание.

Формирование электронного рынка - электронная систематизация данных. Отличие этого инструмента от обратного аукциона заключается в том, что он не проводится в режиме реального времени. Еще одно название данного инструмента - eRFx, т.е. электронный запрос на что-либо. Экономия, достигнутая подобным методом, является сопоставимой по сравнению с экономией, полученной ранее с помощью других методов.

Аналитика для принятия решений - комплекс инструментов, дающий возможность поставщикам повысить свое участие в формировании предложений, основываясь на знании конкретной продукции, сырья, материалов. Следует отметить большой потенциал данной области. Как правило, раньше поставщики не допускались к формированию партий поставки, комплектации продукции, определению альтернативных материалов. Сегодняшнее развитие технологий поднимает этот процесс на совершенно новый уровень. Процесс позволяет выставлять требования потребителя и открывает возможности поставщикам по предоставлению разнообразных вариантов комплектации или партий продукции. Поставщики также могут определять альтернативные спецификации в тех случаях, если не существует опасности срыва поставок.

Следующий рисунок демонстрирует рост сложности системы при оптимизации структуры расходов путем анализа ценовых и неценовых факторов (см. Рис. 2).

комплексный факторный анализ структуры затрат

Рис. 2. демонстрирует, что при оптимизации структуры затрат следует принимать внимание и неценовые факторы. На текущий момент процесс принятия решений далеко ушел от тех дней, когда доминирующим был подход "three bids and a cloud of dust purchasing" ("три предложения - и завертелось снабжение").

Услуги сорсинга. В современной экономике специалисты по закупкам должны концентрировать свои усилия на той деятельности, которая может обеспечить максимальную рентабельности инвестиций. Учитывая это, аутсорсинг некоторой доли закупок может оказаться правильной стратегией для Вашей компании. Некоторые компании привлекают поставщиков для закупок непрофильной продукции, особенно в вспомогательных областях. Примеры непрофильных материалов и услуг: дизайнерские услуги, брокерские услуги, услуги по охране территории и имущества компании, клининговые услуги, IT-услуги, закупка материалов для административно-хозяйственной службы (например, продукты для заводской столовой), услуги по ремонту.  

Отмечая несомненную важность технологий в деятельности службы закупок, следует отметить, что не следует осуществлять преобразования ради самих преобразований. Не бросайтесь в трансформационные изменения с головой. Не спешите с комплексным применением технологий. Проверьте, насколько эффективно они функционируют. Установите четкие показатели их функционирования. Убедитесь, что каждый болтик этого сложного механизма находится на своем месте. И помните, что Ваш основной подход к закупкам должен быть выработан до того, как Вы примете решение о внедрении соответствующих технологий. Задайте себе следующие вопросы:

- Включены ли цели по закупкам в стратегический план Вашей компании?

- Есть ли у службы закупок задачи, относящиеся к валовой выручке и чистой прибыли?

- Какой процент внешних расходов Вашей компании контролируется службой закупок и включается в стратегический план привлечения поставщиков?

- Как построены взаимоотношения между специалистами по закупкам и специалистами других служб (техническим департаментом, службой продаж и маркетинга, финансовой службой и др. отделами)?

- И самое главное, каков уровень Вашей личной готовности к оптимизации бизнеса путем применения лучших практик в Вашей повседневной деятельности?

Убедитесь, что у Вас есть правильные ответы, после чего инвестируйте в те технологии, которые наилучшим образом подходят для Вашей компании.  

 

Также на эту тему Вы можете почитать:

Запись опубликована в рубрике Выбор поставщика, Информационные системы и компьютеризация закупок. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *