Конкурентные торги

Расценки обычно запрашиваются в тех случаях, когда размер предполагаемых обязательств превышает какой-то минимально установленный денежный порог, например, 1 000 у. е. Государственные закупки, как правило, должны выполняться на конкурсной основе. В данном случае законодательство различных стран обычно требует, чтобы сделка была совершена с компетентным поставщиком, заявившим самую низкую цену. В практике частных компаний расценки могут запрашиваться для отбора поставщиков, с которыми затем можно провести переговоры по установлению окончательной цены. Масштабы, в которых можно полагаться на конкурентные торги, чтобы надежно получить приемлемую цену, могут быть самыми разными. С одной стороны, обычная практика, к которой прибегают покупатели повседневных продуктов, - приобретение их периодически, в одних и тех же источниках, без указания цены в заказе. Подобная практика время от времени наблюдается на очень сильном рынке продавца важной продукции, где цены повышаются так быстро, что поставщик отказывается указывать фиксированную цену. Однако всякий раз, когда это возможно, в заказе на закупку следует указывать цену. С правовой точки зрения, чтобы заказ на закупку стал юридически законным документом, он должен содержать либо цену, либо метод ее определения по контракту. Когда принимается решение прибегнуть к конкурентным торгам, необходимо выполнить ряд основных шагов. Прежде всего проводится тщательный отбор надежных потенциальных источников. После этого тщательно формулируется содержание заявки. Затем эта заявка отправляется достаточному числу поставщиков, чтобы гарантированно получить действительно конкурентную цену. Полученные расценки обрабатываются по единой методике, а затем проводится их тщательный анализ. Наконец, с кем-то из поставщиков заключается соглашение.

Первый шаг - отбор возможных поставщиков, с которых нужно запросить расценки; он фактически ведет к предварительному отбору источника поставок. Предполагается, что участники торгов должны: 1) быть квалифицированными в области производства запрашиваемого вида продукции в соответствии со спецификациями покупателя и способными доставить ее к желательному сроку; 2) быть достаточно надежными по другим характеристикам, чтобы стать поставщиком; 3) их число должно быть достаточным, чтобы гарантировать по-настоящему конкурентную цену; 4) с другой стороны, их число не должно превышать заранее установленного. Число поставщиков, к которым отправляется запрос, в основном зависит от предпочтений покупателя. Обычно для участия в торгах приглашают не менее двух поставщиков. Однако гораздо чаще приглашения отправляются трем-четырем поставщикам. Большое число участников не гарантирует получения по-настоящему конкурентной цены, хотя при обычных обстоятельствах это важный фактор, если поставщики сопоставимы по всем основным параметрам и если каждый из них надежен настолько, что покупатель готов закупать у него, если его предложение окажется наиболее привлекательным.

Обычно покупатель исключает из списка участников торгов те компании, у которых он, скорее всего, не хотел бы размещать заказ даже при условии, что заявляемые ими цены будут ниже, чем при остальных. Иногда предложения запрашиваются только для того, чтобы проверить цены поставщиков, с которыми заказчики взаимодействуют постоянно, или для того, чтобы уточнить цены продукции, хранящейся в запасах. Однако следует помнить, что запрашиваемая расценки, компания идет на определенные расходы, порой очень значительные. Она не должна тратить деньги на это без достаточных причин. Более того, запрос о расценках - это своего рода приглашение поставщику, который после этого начинает считать, что у него, возможно, будет размещен заказ. Поэтому специалисты по закупкам не должны спрашивать расценки, если отправить вслед за этим заявку на закупку по каким-то причинам невозможно.

Решив, какие компании следует пригласить на участие в торгах, закупающая организация в оффлайновом режиме отправляет им общее предложение, в котором указывается вся необходимая информация, в частности полное описание товаров, дата, когда они должны поступить, и дата, к которой необходимо прислать расценки. Во многих случаях вместо формального запроса достаточно ограничиться телефонным приглашением.

После отправки по почте своих предложений, но до объявления решения участники, разумеется, хотели бы знать, каково их положение относительно предложений других конкурентов. При закрытых предложениях, что практикуется при государственных закупках, но нечасто среди частных компаний, специалист по закупкам знает только, что предложения поступают. Однако если заявки изучаются при их поступлении, важно, чтобы информация по ним оставалась строго конфиденциальной. Более того, некоторые покупатели преднамеренно не узнают содержание предложений до тех пор, пока они не готовы к их анализу. Поэтому они могут сообщить любому интересующемуся участнику торгов, что они не знают, какие цены указаны в заявках. Даже после того, как решение принято, вероятно, лучшая практика - не сообщать остальным участникам сумму, на которую они отстали от заявки, признанной лучшей.

Во многих государственных учреждениях процесс торгов полностью автоматизирован. Пакеты информации и спецификации по торгам участники могут получать в онлайновом режиме, после чего подают свои заявки и предложения в том же режиме. Проведение самих торгов и результаты определения победителя участники могут отслеживать в Интернете. Если автоматизированный процесс выполняется эффективно, общее время цикла существенно сокращается, к тому же можно получить дополнительную экономию на затратах.

Этот процесс аналогичен проведению онлайновых торгов. Для проведения онлайнового аукциона сначала заранее устанавливаются возможные участники, которых затем приглашают подавать заявки в онлайновом режиме. Аукцион назначается на конкретную дату, устанавливается окончательный срок его завершения и начала подачи заявок, что похоже на обычный оффлайновый процесс. Успех аукциона во многом зависит от качества спецификаций, заданных покупателем, и способности его представителей правильно квалифицировать поставщиков. В онлайновом режиме участники могут видеть фактически предлагаемые заявки, но не знают, кто за ними стоит.

Также на эту тему Вы можете почитать:

Запись опубликована в рубрике Выбор поставщика, Лучшие практики в закупках. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *