Специализация в службе поставок

Если служба поставок должна вносить свой вклад в достижение организационных целей, ее необходимо укомплектовать профессионалами и четко определить для них сферы ответственности. Специализация сотрудников службы поставок помогает им накапливать опыт работы на конкретных участках и может потребовать создания в общей структуре специализированных групп. Большинство крупных служб поставок состоят из четырех общих направлений: управления сорсингом и товарами; управления материальным потоком; административных задач; исследований, связанных с поставками. 

Управление сорсингом и товарами 

Сотрудники, занимающиеся этим направлением, разрабатывают товарные стратегии, выявляют потенциальных поставщиков, анализируют их возможности, отбирают их и определяют цены, условия и пункты для включения в соглашения с поставщиками; они готовят контракты и заказы на закупку. Это направление обычно дополнительно специализируется по типам закупаемых товаров, например, сырью (которое, в свою очередь, может дополнительно подразделяться на категории), различным видам топлива, средствам производства, офисному оборудованию и расходным материалам, поставкам для MRO.

Один из видов управления товарами - закупки для выполнения проекта, где специализация по закупочной деятельности и ведению переговоров определяется конкретными видами готовой продукции или содержанием проекта. Это требует от закупщика хорошего знания всех особенностей проекта от начала до конца. Общей закупочной деятельностью по проекту может заниматься служба закупок крупного подрядчика, при этом закупки по каждой конкретной работе остаются в ведении отдельных временных групп. По завершении проекта закупщик получает новое задание и переключается на другой проект.

Управление материальным потоком 

Эта группа управляет контрактом после его подписания, направляет поток материалов и услуг от поставщика и отслеживает, как поставщик выполняет свои обязательства по поставкам и качеству продукции, чтобы избежать каких-то неожиданностей, отрицательно сказывающихся на работе организации. При возникновении проблемы группа управления материальным потоком включается в ее решение и помогает поставщику справиться с ней. Деятельность по управлению материальным потоком чаще всего осуществляется на уровне отдельного предприятия или офиса и требует регулярных коммуникаций с поставщиками по конкретным видам продукции, в частности размеру заказа и срокам поставки.

Административные функции 

Эта группа занимается подготовкой и отправкой официальных документов, связанных с закупками, управляет бюджетом службы закупок, анализирует данные, необходимые для ее работы, готовит отчеты для топ-менеджеров и менеджера по поставкам. Эти сотрудники часто управляет операциями на основе информационных систем, в том числе систем электронного снабжения, электронной коммерции B2B и электронного обмена данными.

Исследования в области поставок 

Исследователи из службы поставок работают над конкретными проектами, связанными со сбором, классификацией и анализом данных, необходимых для принятия более точных решений по закупкам. К видам деятельности на этом участке относятся: изучение вариантов использования альтернативных материалов, анализ долгосрочного спроса, составление прогноза по ценам и поставкам, анализ затрат на производство и доставку товара или услуги эффективного поставщика. Эта группа также занимается проведением бенчмаркинговых исследований.