Альянсы закупок со службами финансов и информационных технологий

Подобная модель пользуется спросом у компаний, занятых оказанием услуг. Логику этого выбора обеспечивает сразу несколько факторов. В этом секторе экономики схема взаимодействия «бизнес-потребитель» (В2С) используется чаще, чем, например, в производственных компаниях, где преобладает схема взаимодействия – «бизнес-бизнес» (В2В). Это означает, что такие функции, как продажи и маркетинг, в большей степени ориентированы на потребителя. Отделы закупок по своей природе относятся ко второму типу отношений – В2В, и, естественной связи между ними и отделами продаж нет. Как правило, не существует какой бы то ни было «производственной» функции, которая могла бы «вступить в непосредственный альянс» с той или иной службой. По сравнению с другими отраслями экономики основными предметами закупок в сфере услуг являются услуги для служб информационных технологий (ИТ) и финансов. Естественно, такой союз не является исключительным свойством сферы услуг. Существует множество компаний других типов, которые определяют место службы закупок рядом с финансами и ИТ.

Преимуществом такой структуры можно считать торгово-операционную эффективность. Достижение последней является одной из множества скрытых серьезнейших проблем, с которыми сталкиваются закупщики в процессе своей деятельности. На рисунке 1 приводится SWOT-анализ взаимодействия вышеназванных служб. 

Рис. 1. Альянс снабжения со службой финансов и информационных технологий

Если деятельность Вашего отдела не очень эффективна, но сотрудники бегают, суетятся, задерживаются на работе, то создается видимость активности и успешности, а это не всегда отражает реальное положение дел и является очень серьезной проблемой менеджмента. Если Вы видите трех сотрудников, спокойно читающих, сидя на своих рабочих местах, то у Вас невольно возникает мысль, что им нечего делать, а их работа неэффективна. И даже, если при более близком рассмотрении Вы обнаружите, что двое из них читают специальных журнал по торговле, а третий увлечен книгой об «организации материально-технического снабжения системы kanban», все равно Вы, как менеджер, решите, что эти трое халатно относятся к своим обязанностям и их стоит нагрузить побольше, несмотря на то, что они демонстрируют самые высокие результаты.

В действительности отличным средством повышения эффективности деятельности является сокращение количества сотрудников. Кроме того, существует реальная возможность освободить людей от рутинной работы и поручить им задачи, в результате решения которых создается стоимость. Если Ваша цель – сокращение штата, то эта организационная схема – самая лучшая. Если Вы принимаете на себя руководство отделом закупок, который находится в непосредственной близости к отделу финансов и службе ИТ, то перед Вами и Вашими клерками, сидящими за столами, заваленными счетами, заказами и прочими финансовыми документами, открываются великолепные возможности сэкономить деньги компании на сокращении расходов, связанных с оформлением сделок.

Но, если эта деятельность рассредоточена между различными производственными подразделениями, не только трудно ее контролировать, но и невозможно произвести сокращение штата. Ведь каждая небольшая группа, связанная с оформлением сделок, зачастую выполняет еще и дополнительные обязанности, а поэтому выделить, скажем, временные затраты только на оформление сделок и сократить их не представляется реальным. Конечно, Вы можете рассчитать, какую экономию принесет сокращение штата на 1,38 процентных пункта, но практического применения Ваши расчеты не найдут. Кроме того, небольшие разрозненные группы подвержены большей текучести кадров, что является основной проблемой управления.

Привязка к финансам и ИТ приносит реальные преимущества, если Ваша цель, как снабженца – заключение сделок по Интернету. Решения, касающиеся информационных систем, дороги и требуют специальных технических навыков, которые не ограничиваются простыми знаниями информационных технологий. При работе с системами необходимы и технические, и коммерческие умения, чтобы обеспечить поставку услуг в соответствии с заключенным контрактом.

Тесная взаимосвязь с финансовой службой помогает отделу закупок более активно и плодотворно использовать различные финансовые инструменты. Конечно, каждый закупщик знает, что в конце года необходимо сокращать оборотный капитал или получать более выгодные условия оплаты. Однако, общаясь более тесно с сотрудниками финансовой службы, он открывает для себя много нового. Покупка коммунальных услуг, тарифов, страховок, как правило, не входит в число обязанностей службы снабжения, но является предметом заботы отдела финансов. Аналогичным образом, работники этого отдела, зная о том, что уже поступал возврат переплаты по НДС и средства будут доступны в ближайшее время, объяснят закупщикам, что нет необходимости требовать ценовой скидки в случае оплаты счета в ранний срок. Взаимодействие с финансовой службой в этом вопросе, а не тупое требование «отсрочить все платежи без исключения» поможет сохранить гибкость в отношениях с поставщиками. Используя все эти знания в переговорах, можно достичь более значительных результатов.

Однако такая организационная структура имеет и свои недостатки. Если в Вашей работе доминирующую роль играют информационные технологии, то системные решения часто рассматриваются, как основной инструмент успеха. Сложные базы данных по планированию продаж и операций и их чрезмерная автоматизация могут привести к тому, что Вы просто-напросто не получите информацию вовремя. Система может говорить, что грузовик с сырьем до сих пор не приехал, что непременно вызовет изменение графиков ил срочное переоформление заказов. Но дело в том, что некто выглянул в окно, увидел большую очередь из грузовиков, понял, что все на месте, но для того, чтобы внести все данные в систему, ему потребуется час, а то и два.

Существует опасность, что отдел закупок станут воспринимать, как некую функцию, которая обрабатывает данные, связанные с заключением сделок post factum. Чрезвычайно важно, чтобы закупщики были вовлечены в проект на самых ранних его стадиях. Если же Ваших сотрудников воспринимают, как мелкую сошку, способную только «крупу перебирать», не дождаться Вам ни уважения, ни авторитета. Отделы финансов и информационно-технический редко пользуются в бизнесе тем авторитетом, которого заслуживают. Если отдел закупок ассоциируется с этими же функциями, то следует приложить усилия, чтобы продемонстрировать свой динамизм и привлечь лучшие таланты компании.