Обратил внимание на очень занимательную статью в номере №30 "Вестника McKinsey": "Развитие навыков, необходимых для реализации стратегии закупок".
На нашем сайте мы приводим ключевые тезисы данной статьи.
Выявление и развитие необходимых навыков
Чтобы преобразовать службу закупок в высокоэффективное подразделение, организация прежде всего должна определить конкретные навыки, которые будут способствовать созданию максимальной стоимости. Для каждой компании они будут разными; среди них могут быть такие технические навыки, как способность анализировать и воспроизводить структуру затрат поставщика или тщательно анализировать рынок закупаемых материалов, чтобы получить сведения, обеспечивающие конкурентное преимущество. Большое значение могут иметь и лидерские качества — например, способность налаживать работу подразделений, не ущемляя их сложно пересекающиеся интересы, умение находить компромиссы для удовлетворения конкурирующих потребностей, а также способность искать альтернативные решения, проявляя дальновидность и такт.
Организация должна не только развивать индивидуальные навыки сотрудников, но и обеспечивать использование этих навыков в рамках бизнес-процессов, систем и инструментов. Например, ведущая сырьевая компания, завершив первый этап развития навыков отдельных сотрудников, предприняла следующий шаг. На втором этапе она провела работу по совершенствованию организационной структуры, присвоив приоритет задачам по созданию стоимости: транзакционная деятельность, например обработка заказов на поставку, была организационно отделена от мероприятий стратегической важности, таких как управление товарными категориями. Чтобы усилить деятельность по управлению товарными категориями, были внедрены инструменты сбора данных и введены четкие процедуры. Кроме того, компания постаралась создать все необходимые условия, чтобы каждый сотрудник выполнял именно ту роль, для которой он больше всего подходит. Наконец, были развернуты системы управления эффективностью, предназначенные для измерения показателей и выдачи аналитических данных об общей стоимости закупок и обеспечении непрерывных улучшений.
Практическое использование знаний и принципы обучения взрослых
Один из самых эффективных способов использовать принципы обучения взрослых и быстро развивать новые навыки — это методика «обучения наставников». Она предполагает, что небольшая группа высококвалифицированных и мотивированных проводников преобразований обучается по структурированной программе теоретических и практических занятий для развития технических навыков и лидерских качеств. По мере того как проводники преобразований проходят эту программу, они должны передавать вновь приобретенные навыки коллегам, играя роль наставников для группы основных сотрудников службы закупок, которые в данный момент осуществляют выбор категорий товаров для закупки. Эти штатные сотрудники, пройдя дальнейшее обучение, впоследствии сами становятся инструкторами и наставниками. Благодаря такой методике, сочетающей наставничество и обучение в процессе работы, в организации формируется механизм подготовки сотрудников, обеспечивающий быстрое развитие новых навыков. Упомянутая выше международная химическая компания применяла эту методику в рамках программы по преобразованию службы закупок. Руководители закупочного подразделения определили основную группу наставников, которые посвящали преобразованиям все свое рабочее время. Семь часов в неделю наставники проходили обучение для развития технических навыков и лидерских качеств, и каждый из них в паре с коллегой пробовал руководить группой специалистов по выбору категорий товаров, состоящей из сотрудников разных подразделений. За 16 недель наставники провели участников своих групп через все этапы выбора поставщиков, одновременно получая учебно-методические указания и инструкции от своих руководителей. По окончании курса все наставники единогласно заявили, что этот опыт послужил импульсом к самым значимым преобразованиям в их жизни — как в профессиональном плане, так и в том, что касается личностных качеств, — и что он помог им и их коллегам улучшить собственные навыки, изменить образ мышления и развить способности. Наставники стали самостоятельно обучать других и как руководители снискали в организации всеобщее уважение. За достигнутые успехи многие были отмечены высшим руководством.
Расширение охвата и использование навыков в повседневной практике
Завершив первый этап развития навыков на уровне отдельных сотрудников и организации в целом, компания должна заняться распространением новых методов ведения бизнеса во всех подразделениях, чтобы сохранить достигнутые результаты в долгосрочной перспективе. Например, в упомянутой выше сырьевой компании для этого сначала была поставлена жесткая цель сократить затраты на закупки у сторонних поставщиков на 7% и подготовить четкий план действий по достижению такой экономии в течение двух лет. План предусматривал ряд мер по выбору категорий товаров, а также назначение членов рабочих групп и формирование корпоративного центра по совершенствованию бизнес-процессов из основных наставников и руководителей, которые должны были обучать сотрудников необходимым навыкам и делиться с ними опытом. Был реализован надежный механизм оповещения всех подразделений о достигнутых результатах, чтобы сотрудники понимали оправданность сокращения затрат и искренне поддерживали преобразования. Спустя два года организация успешно продвигается к цели, которую многие считали практически недостижимой.
Наконец, еще один важный элемент программы развития навыков — это корпоративная культура. Она предполагает формирование среды, в которой специалисты по закупкам гордятся создаваемой для организации стоимостью и достаточно уверены в своих силах, чтобы проявлять инициативу в поисках ее новых источников. Культурное преображение служит основой для устойчивых улучшений в закупочной организации. Руководство компаний может стимулировать проведение преобразований посредством наглядного личного примера воплощения в жизнь новых принципов корпоративной культуры. Этого можно добиться несколькими способами, например учреждая объединенные советы специалистов по закупкам, обеспечивающие сотрудничество между различными подразделениями, а также используя корпоративные форумы, чтобы информировать всех сотрудников об успехе и поддерживать их энтузиазм. Кроме того, важно и впредь тщательно анализировать настрой и образ мышления сотрудников (например, проводить анкетирование и групповые опросы), осуществляя целенаправленное вмешательство, когда нужно устранить возникшие трудности.
Например, в службе закупок одной ведущей международной компании, работающей в химической отрасли, доминировал менталитет «жертвы». Сотрудники службы не чувствовали над собой компетентного руководства, и их удручал тот факт, что им приходилось работать в условиях, когда главные решения в их профессиональной сфере нередко принимались без их участия. Стремясь изменить эти настроения, компания обеспечила вовлеченность высшего руководства в проведение преобразований закупочной организации, разработку и внедрение формальной процедуры закупок, а также развертывание новых баз данных и инструментов. Руководители посещали еженедельные совещания заинтересованных сторон и периодические собрания по решению возникающих вопросов. Кроме того, компания предприняла значительные усилия, чтобы обеспечить осведомленность всех сотрудников организации об успехах. Через полтора года после запуска этого проекта преобразования в службе закупок позволили превзойти уже изначально высокие целевые показатели во многих категориях. Проект признан одним из самых значительных в истории компании, и это связано не только с ростом ее чистой прибыли, но и с коренным изменением подхода к ведению бизнеса.
