Подход к построению «индекса закупщика»

На последней Летней конференции закупщиков под эгидой Ассоциации закупщиков Украины я рассматривал подход к адаптации всем известного PMI ("индекса закупщика") к существующим реалиям. В рамках этой статьи хотел бы привести полный перечень KPI, которые будут применяться для расчета индекса. Но вначале привожу саму презентацию:

 

Далее непосредственно о полном перечне KPI с описанием их сути:

1.       Определение и описание потребности

 1.1.   % затрат, которыми управляет/контролирует служба закупок

Отношение затрат, которые контролирует/управляет служба закупок к общему количеству затрат

1.2.   % срочных заявок на закупку

Процент срочных заявок, сделанных за месяц/период от общего количества заявок за этот же период

1.3. % нестандартных заявок на закупку

Отношение количества заявок на закупку, отличающихся по форме от утвержденных в компании к общему количеству заявок на закупку

1.4. % стандартных заявок на закупку

Отношение количества заявок на закупку, не отличающихся по форме от утвержденных в компании к общему количеству заявок на закупку

1.5. % технических спецификаций в компании на номенклатурную позицию

Отношение технических спецификаций в компании к общему количеству номенклатурных позиций

1.6. % электронных каталогов на одного поставщика

Отношение количества электронных каталогов на одного поставщика

2.       Выбор источника поставки

2.1.   % поставщиков, ответственных за 80% затрат компании.

Удельный вес поставщиков, ответственных за 80% затрат компании

2.2. среднее время для проведения тендера/торгов.

Среднее количество времени (в днях) между стартом тендерной кампании и ее завершением.

2.3. затраты на поставщика

Средние затраты на поставщика. Показатели могут отличаться в зависимости от особенности закупочной категории и каналов закупки.

2.4. % поставщиков, принявших кодекс деловой этики компании

Процент поставщиков, которые приняли кодекс деловой этики.

2.5. % запросов на предложение, которые нуждаются в корректировке.

Процент запросов на закупку (RFP) от общего количества RFP, которые нуждаются в корректировке, исходя из полученных ответов от поставщиков

2.6. среднее количество ответов, полученных на запрос на предложение

Относительный показатель, который демонстрирует количество ответов, полученных от поставщиков, в ответ на отправленные запросы на предложение (RFP)

2.7. % запросов на расценки (RFQ) от общего количества запросов на закупку

Относительный показатель, определяющий удельный вес запросов на расценки (RFQ) в общем количестве запросов

2.8. % запросов на предложение (RFP) от общего количества запросов на закупку

Относительный показатель, определяющий удельный вес запросов на предложение (RFP) в общем количестве запросов

2.9. средняя стоимость тендера/торгов

Средние затраты, связанные с проведение тендера/торгов

2.10. % прямых материалов, закупаемых у локальных источников

Относительный показатель, показывающий отношение прямых материалов, закупленных у локальных поставщиков, к общему количеству закупок прямых материалов

2.11. % прямых материалов, закупаемых у международных источников

Относительный показатель, показывающий отношение прямых материалов, закупленных у международных поставщиков, к общему количеству закупок прямых материалов

2.10. % от общих затрат, проведенные через электронные аукционы

Какое количество от общих затрат компании приходится на выбор поставщиков путем использования электронных аукционов?

2.11. количество активных поставщиков на одного закупщика

Показатель, демонстрирующий сколько поставщиков, осуществлявших поставки за измеряемый период, приходится на одного закупщика.

2.12. % активных поставщиков, которые были выбраны путем электронных аукционов

Отношение активных поставщиков, выбранных путем электронных аукционов, к общему количеству активных поставщиков.

2.13. % от общих затрат на товарные категории, поставляемые многопрофильными поставщиками

Отношение затрат по товарным категориям, поставляемых многопрофильными поставщиками к общим затратам.

2.14. % закупочных затрат для товарных категорий, приобретенных с помощью закупочной карты

Отношение затрат для товарных категорий, приобретенных с помощью закупочной карты к общему объему затрат.

2.15. % присужденных контрактов, выигравшим участникам конкурсных торгов по результатам тендера

- (количество присужденных контрактов, выигравшим участникам конкурсных торгов по результатам тендера/общее количество инициированных тендеров) *100

3.  Управление контрактами

 3.1.   % закупок, сделанных из стандартных контрактов компании

Отношение закупок, осуществленных по стандартным контрактам компании, форму которого приняли поставщики к общему количеству закупок, сделанных из общих контрактов.

3.2.   % закупок, осуществляемых по счетам без заключения контракта

Отношение закупок, осуществляемых по счетам без заключения контракта, к общему количеству закупок

3.3. % закупок, сделанных по контрактам

Отношение закупок, осуществляемых по контрактам, к общему количеству закупок

3.4. % затрат, зафиксированных в контрактах, поставщик по которым выбирался без проведения сорсинга

Относительный показатель, показывающий долю затрат, зафиксированных в контрактах, по которым не проводился сорсинг, к общему количеству затрат

3.5. % подписанных лицензионных соглашений за измеряемый период

Показатель, демонстрирующий отношение подписанных лицензионных соглашений с поставщиками за измеряемый период к общему количеству контрактов

53. Количество формальных споров/разбирательств с поставщиками

Общее количество формальных споров или разбирательств с поставщиками

4.  Администрирование поставки

4.1. цикл заказа на закупку

Сколько дней Вам требуется для подготовки заказа на закупку и отправки его поставщику.

4.2. своевременная поставка

% поставок, сделанных вовремя от общего количества поставок

4.3. средняя стоимость заказов на закупку

Средняя стоимость администрирования заказов на закупку за измеряемый период.

4.4. % просроченных заказов на закупку  

Относительный показатель, показывающий процент просроченных заказов на закупку от общего количества отправленных заказов на закупку.

4.5. % некорректно оформленных заказов на закупку

Относительный показатель, показывающий процент некорректно оформленных заказов на закупку закупщиком от общего количества отправленных заказов на закупку.

4.6. % отмененных заказов на закупку специалистом по закупкам.

Относительный показатель, показывающий процент отмененных заказов на закупку закупщиком от общего количества отправленных заказов на закупку поставщику.

4.7. коэффициент подтвержденных заказов на закупку

Количество заказов на закупку, отправленных на подтверждение/количество подтверждений выполнения заказа на закупку X 100

4.8. модифицируемость заказа на закупку

Показатель, показывающий, как часто заказ на закупку может быть модифицируем Покупателем. По шкале от 1 до 5, 5 означает наибольшую гибкость.

5.  Приемка товаров

5.1.   OTIF-индикатор

OTIF измеряет полноту выполнения заказа (т.е. поставку в том количестве, в котором заказал внутренний клиент) на дату, на которую заказ должен быть выполнен.

5.2.    количество случаев отсутствия запасов (out of stock) из-за нехватки сырья

Количество случаев отсутствия запасов вследствие отсутствия сырья.

6.       Управление оплатами поставщику

6.1.  % оплаченных счетов без контракта

Процент оплаченных счетов, которые не относились к тому или иному контракт с поставщиком.

6.2. % просроченных счетов на оплату

Относительный показатель, рассчитываемый как количество счетов к оплате, не оплаченных компанией в соответствии с условиями контрактам/заказа на закупку к общему количеству счетов

6.3. % своевременно оплаченных счетов на оплату

Относительный показатель, рассчитываемый как количество счетов к оплате, оплаченных компанией в соответствии с условиями контрактам/заказа на закупку к общему количеству счетов

7.       Оценка эффективности поставки (охватывает все стадии закупочного цикла)

7.1. среднее время закупки

Среднее время для закупки товара. Время между определением потребности и подписанием контракта.

7.2. % заявок на закупку, выполненных рекомендуемыми поставщиками

Процент заявок на закупку от общего количества полученных службой закупок заявок, выполненных рекомендуемыми поставщиками.

7.3. частота проведения анализа эффективности поставок

Временной период в течение которого перепроводится анализ эффективности поставок. Может отличаться в зависимости от поставщика и товарной категории.

7.4. % закупок, проведенных в соответствие с со стандартными политиками и процедурами компании

Отношение закупок, проведенных в соответствие со стандартными политиками и процедурами компании к общему количеству закупок

7.5. % ключевых внутренних клиентов, удовлетворенных сервисом поставщиков

Относительный показатель, демонстрирующий процент ключевых внутренних клиентов от общего количества ключевых внутренних клиентов, удовлетворенных сервисом поставщиков.

7.6. время, необходимое для квалификации поставщика

Количество дней от начала квалификации поставщика до включение в список утвержденных поставщиков

7.7. среднее время цикла для заказа на закупку для прямых материалов

Среднее время цикла (в днях) от получения утвержденной заявки до размещения заказа на прямые материалы

7.8. среднее время цикла для заказа на закупку для непрямых материалов

Среднее время цикла (в днях) от получения утвержденной заявки до размещения заказа на непрямые материалы

7.9. гибкость цены на материал

Показывает роль материала в росте/снижении себестоимости конечного продукта для создания которого материал закупается.

На первом этапе рассчитываются изменения в себестоимости и сравниваются с целевым значением. Т.е.:

(Забюджетированная себестоимость продукта/Фактическая себестоимость продукта) *100%

После чего в зависимости от доли материала в общей структуре себестоимости продукта рассчитывается его роль в увеличении/уменьшении этого относительного показателя

7.10. % фактических затрат к оценочным затратам

Процент фактических или реализованных затрат, зафиксированных в контракте к оценочным затратам, сформированных после проведения сорсинга.

7.11. коэффициент сертифицированных поставщиков

Относительный показатель, показывающий количество поставщиков, прошедших сертификацию по программам компании, к общему количеству поставщиков.

7.12. % закупочных затрат на утилизированные материалы

Отношение закупочных затрат на утилизированные материалы к общему количеству затрат.

7.13. % затрат, приходящихся на электронные закупки

Отношение затрат, приходящихся на электронные закупки, к общим затратам.

7.14. затраты, управляемые через аутсорсинг, как % от общих затрат

Отношение затрат, управление которыми, осуществляет аутсорсинговая компания к общим затратам.

7.15. специалисты/менеджеры по закупкам как % к общему числу сотрудников

Отношение сотрудников, занятых в закупках, к общему числу сотрудников

7.16. уровень затрат на одного закупщика за измеряемый период.

Сколько затрат в грн. приходится на одного закупщика, работающего 8-часовый рабочий день. (грн./раб. час).

7.17. общие закупочные затраты, как % от продаж.

Отношение общих закупочных затрат к выручке от реализации

7.18. Отношение цены, уплаченной к цене, зафиксированной в контракте в валюте контракта

Интегрированный показатель, рассчитываемый, как средневзвешенное значение для всех товарных позиций. В случае мультивалютных контрактов, коэффициент может рассчитываться как для цен в национальной валюте, так и для цен в иностранной валюте.

7.19. Доходы (грн.), генерируемые закупщиком

Выручка в грн. деленная на время (часы) закупщика в проекте

7.20. Производительность службы закупок

Коэффициент, рассчитываемый за исследуемый период, как отношение полученной с помощью службы закупок экономии в грн. к количеству закупщиков/сотрудников службы закупок (в человеко-часах).

7.21. Колебания закупочной цены

Разница между фактической закупочной ценой за единицу продукции и фактической закупочной ценой, умноженная на фактическое количество используемых единиц. Это отражает изменения в ожидаемой и фактических ценах.

***********************************************************************************

Следующий шаг - обсуждение этих KPI с целевой фокус-группой. На форуме я предложил в качестве пилотного проекта использовать FMCG-сектор. Соответственно целевые значения по KPI целесообразно определить в рамках встречи с закупщиками из ведущих компаний этого сектора.

Определенные KPI будут являться шкалой для оценки успешности закупочного цикла каждой из компаний сектора.

Для оценки будет использоваться уже рассмотренная здесь АНР-модель.

Учитывая большой массив KPI, расчет индекса с помощью модели целесообразно будет автоматизировать с использованием разработанной электронной платформы. Это будет следующим шагом данного проекта.

Параллельно необходимо будет провести анкетирование и проработать полученные результаты заполненных анкет участвующих в пилотном проекте компаний.

Финальным шагом будет расчет интегрированного индекса закупщика по сектору и сравнение его с целевым показателем и публикация промежуточных результатов.

Также на эту тему Вы можете почитать:

Запись опубликована в рубрике Информационные системы и компьютеризация закупок, Лучшие практики в закупках, Общая информация о закупках, Основные KPI в закупках. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *